За организирането на състезанието е проведена специализирана Работната среща-семинар. Тя се състоя от 7 до 9 юни 2019 г. в гр. Тетевен, одобрен като най-подходяща база за провеждане на състезанието. Работната среща има за цел да събере експерти по карста и образованието, както и представители на общинските администрации и местния бизнес, които проявяват интерес към състезанието и желаят да се включат в дискусиите за оптимални решения при неговата организация и провеждане. В програмата на работната среща е включено и обсъждане на възможността състезанието да стане повод за празник на местната общественост (Фестивал на карста). Освен организаторите на състезанието, в работната среща участваха и представители на общините Тетевен и Ябланица, на бизнаса („Златна Панега цимент” АД), както и гости, желаещи да научат повече за предстоящото международно събитие.
В семинара, включен в първия ден от програмата, чрез лекционен цикъл са представени целите и инициативите на иновативното образование за/чрез карста и по-специално - идеята, съдържанието и организаторите на състезанието. В последвалата дискусия е подкрепено предложението то да се превърне в празник за Тетевен, като за целта са обсъдени варианти за включване на местните общности и институции в неговото организиране и провеждане.
През следващите два дни организационният екип на състезанието осъществи активна оперативна дейност:
- Запознаване с училищната база на НПГГСД „Сава Младенов” в Тетевен, предоставена за целите на състезанието; преглед на залите и оборудването в гимназията, достъпни за ползване в състезателните кръгове.
- Запознаване с инфраструктурата на Парка за приключения „Адреналин” в Тетевен и атракциите, които той предлага; оценка на безопасността с оглед регламента на състезанието; избор на съоръжения и дейности, които да се включат в спортния кръг на състезанието.
- Теренно обхождане на основните обекти, планирани в маршрута на втория състезателен кръг; предлагане и обсъждане на полеви практически задачи и експерименти, които да бъдат включени в програмата на състезанието.
Работната среща приключи със заключителна дискусия по основните организационни въпроси и съставяне на детайлна програма на състезателните кръгове и тяхното съдържание. Сформирани са комисия за подготовка на състезателните въпроси и задачи и проектожури на състезанието. Обсъдена е и културната програма, която да съпътства състезателните прояви.